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Fragmentierter Tagungsmarkt

Weltweit hängt jede dritte Übernachtung mit einer Gruppen- und Eventbuchung zusammen. Wie aber lassen sich Anfragen von Unternehmen möglichst transparent, standardisiert und schnell bearbeiten?

Das MICE-Segment birgt als einer der stärksten Wachstumsmärkte der Hotelbranche enorme Chancen. Hoteliers haben schließlich nicht nur Einnahmen durch die Events an sich, sondern häufig auch durch die Vermietung größerer Zimmerkapazitäten. Andererseits sieht sich die Branche im Zeitalter der Hotelbuchungsportale mit einem massiven Wandel des Buchungsverhaltens konfrontiert.

Zeitaufwendige Anfragen 
Travel Manager stehen vor der Aufgabe, günstige Tagungs- und Zimmerangebote ausfindig zu machen – bei größtmöglicher Kosteneffizienz. Bei Anfragen per Telefon oder E‑Mail ist das schwer möglich: Hotels versenden nicht selten Prospekte oder Bankettmappen; die Preise muss sich der Travel Manager dann mühsam selbst heraussuchen. Doch selbst wenn Hoteliers mit einem konkreten Angebot auf die Anfrage eingehen, brauchen sie oft mehrere Tage. Die Folge: Bei parallel laufenden Hotelanfragen fallen für Travel Manager unnötige Arbeitsstunden an.
Travel Manager verlangen daher einen Buchungsweg, der Anfragevorgänge standardisiert, transparent abbildet, übersichtlich strukturiert und verkürzt – und damit die individuellen Bedürfnisse und Anforderungen der Travel Manager erfüllt. Und zwar digital in einer einzigen Online-Buchungsmaske. Verfügbare Häuser wollen sie auf Knopfdruck einsehen und miteinander vergleichen können.

Unorganisiertes MICE-Segment
Nicht nur die Übermittlung der Angebote ist jedoch viel zu divergent: Auch die Angebote selbst sind schwer vergleichbar. Grund ist die Vielzahl verschiedener Leistungspauschalen und Zusatzoptionen. Zur Preisübersicht müssen Reiseverantwortliche eigene Excel-Listen erstellen, um die Daten verschiedener Hotels sinnvoll und auf einen Blick prüfen zu können. Das Ergebnis: Viele Hotelangebote erweisen sich als unnötig, weil die offerierten Leistungen gar nicht den Kriterien des Reiseplaners entsprechen. Die Unübersichtlichkeit des Marktes und der traditionellen Anfrageprozesse führt also auch in Hotels zu unnötigen Arbeitsaufwänden – und zu unzufriedenen Travel Managern, die deshalb eher Häuser buchen, die ihnen die Arbeit erleichtern.
Durch vereinheitlichte Prozesse können solche Tagungsanfragen in den Hotels datentechnisch verarbeitet und Leistungsangebote an die Ergebnisse angepasst werden. Hotels müssen sich dadurch erst dann konkret mit Anfragen für Zimmer und Tagungsveranstaltungen beschäftigen, wenn Hotelpräsentation und Preise mit den Vorstellungen des Reiseplaners übereinstimmen.

HRS Meetings & Groups automatisiert Tagungsbuchungen
Das Instant-Booking-System von HRS Meetings & Groups bietet diese Services, indem es die Angebote aller verfügbaren Häuser listet, die einer Suchanfrage entsprechen. Möglich wird dieser automatisierte Vorgang, da das Tagungsportal direkt mit den PMS der jeweiligen Hotels verbunden ist.